Как сделать возвращение из хоум-офиса в обычный максимально безболезненным

Вот-вот мы все начнем перебираться из уютных домашних офисов в не менее уютные обычные. И вроде Роспотребнадзор понятно расписал про маски, санитайзеры и новую рассадку в кабинетах, но это явно не все, из чего состоит офисная жизнь. Елена Ленсу, психотерапевт, бизнес-консультант и ex HRD в IT-компаниях, рассказывает, как сделать психологическую составляющую возвращения с удаленки максимально комфортной для сотрудников.


В первые недели карантина много писали о том, как помочь сотрудникам адаптироваться к удаленной работе. Уделяли много внимания тому, как выстраивать процессы, контролировать людей и делать работу эффективной. Было много вопросов, переживаний — и только все адаптировались, пришло время возвращаться.

Это будет сложнее, и не только из-за продолжающейся пандемии и законодательных актов, регулирующих работу офисов. Скорее потому, что это возвращение не к старой привычной работе и любимому офису с понятным укладом, а к новой офисной реальности.

На что обратить внимание при разработке изменений:

  • Безопасность и здоровье (санитарайзеры, маски, перчатки, проверка температуры, дезинфекция поверхностей, тесты на Covid-19, четкий список людей в зоне риска, большие расстрояния межды столами, ограничение по количеству сотрудников в кабинете, ограничение в посещении столовых, спортивных залов и т.д.);
  • Законодательство (подготовка документов, пропусков, допсоглашений и других регламентов, которые помогут сотрудникам понять, как все будет работать);
  • Психологическая составляющая, как индивидуальная, так и групповая (психологическое состояние сотрудника, его мотивация, работа в группе, очень помогает обратная связь и выяснение сложностей сотрудника и его переживаний);
  • Эффективность работы сотрудников (прозрачные задачи, ожидаемый результат, разбор ошибок).

Как адаптировать офис правильно и что учесть с точки зрения законодательства, вы думаю уже разобрались, поэтому статью хотелось бы направить больше в сторону психологической составляющей возвращения в офис.


А в чем проблема?

Любые перемены вызывают в людях страх, потому что появляется необходимость изменить привычное поведение, приспособиться к новым правилам. Но задача мозга — сохранить вас в безопасности. Ему нравится знать, что будет дальше, он любит предсказывать будущее. В результате мозг всеми силами поддерживает состояние «как было» не потому, что это полезно, а потому, что это предсказуемо. Изменение, с точки зрения мозга, может означать опасность.

Но нужно помнить, что мозг нейропластичен, и наша задача сделать новую реальность привычкой. И ключевое слово тут «новую». Люди собираются в офис и ждут, что все станет как прежде, а, как мы знаем, их ждет много изменений в коммуникациях, в общении на кухне, совещаниях, безопасном расстоянии, питании и даже дороге до офиса и т.д.

Основная задача (она же проблема) в том, чтобы внедрить изменения с минимальными влиянием на эффективность сотрудников.

Поэтому, прежде чем вернуть своих сотрудников в офисы, компаниям предстоит продумать, как снять социальное напряжение, что сделать, чтобы люди могли спокойно работать, а не озираться по сторонам в поисках возможных источников вирусов или пугаться новых реалий офисной жизни.


Марш несогласных

Сопротивление есть всегда — это базовый принцип изменений. То, как сотрудники реагируют на изменения, напрямую зависит от корпоративной культуры. Есть компании, в культуре которых заложено, что все люди важны и всех нужно выслушать. Это очень помогает в сложных ситуациях, потому что тут есть место изменениям под реальные потребности, а также возможность работать с возражениями и нивелировать конфликты. В России нередко встречаются и обратные ситуации, когда в ответ на предложение что-то делать по-новому на руководителя тут же обрушивается тонна критики, негатива, негодования, поэтому есть соблазн внедрять все авторитарно. Но с какой бы реакцией вы ни столкнулись, ваша задача не меняется — вы должны сделать новую реальность привычкой.

С какими группами вы будете работать:

  • Люди не хотят выходить обратно в офис;
  • Люди, которые хотят выходить в офис, но в полной мере не осознают всех ограничений, с которыми столкнутся (например, с ограничением на перемещение по офису);
  • Люди, которые хотят в офис, но боятся ездить в общественном транспорте, заразиться от коллег и проч.;
  • Люди, которые хотят периодически работать то из дома, то из офиса.

Ищем выход

Универсальный подход

Если забыть о том, все команды устроены по-разному, а внутри них работают люди со своими страхами, вопросами и потребностями, то можно предложить стандартный набор мер — «спасительную таблетку»:

  • Соберите проблематику: обычно изменения идут легче, потому что как минимум возникает ощущение, что людей выслушали;
  • Дайте психологическую поддержку: проводите обратную связь, задавайте открытые вопросы, узнавайте у людей, что их волнует, не игнорируйте новую реальность;
  • Вводите командообразующие мероприятия: тренинги, утренние встречи, обмен опытом, онлайн-игры, игры-коммуникации, книжные клубы;
  • Информируйте сотрудников: пишите письма, сообщайте обо всех обновлениях, используйте корпоративные порталы с новостями и объяснениями;
  • Показывайте стабильность компании: рассказывайте о выполнении плана продаж, о планах на ближайшее время, давайте людям максимум прозрачности, будьте честны;
  • Выстраивайте прозрачные бизнес-процессы: делайте процессы для людей, это должно упрощать жизнь, а не усложнять;
  • Масштабируйте положительный опыт: определите, какой опыт в работе на удаленке был успешным, масштабируйте его на всю компанию, например, созвоны команд по утрам на 5 минут, шуточки и кофе, статус-митинг с вопросами в духе «расскажите, какие задачи будете делать сегодня», «какой результат», «что вчера не сделано из запланированного», «какая помощь нужна».

Гибкий подход

Но каждый бизнес уникален, как и люди в нем, соответственно, вы должны создать продукт по адаптации людей в офисе. Чтобы снизить стресс и тем самым повысить эффективность, нужно узнать, чего хотят ваши люди и как это коррелирует с потребностями бизнеса. Для этого есть схема из четырех простых шагов:

Шаг 1. Опрос

Проведите опрос, чего хотят и боятся сотрудники, что влияет на их эффективность. Это могут быть опросы с помощью Google Форм, любых пульс-опросов. Важно, чтобы форма предполагала возможность анонимного прохождения и сотрудники чувствовали себя в безопасности, отвечая на вопросы.

Перед созданием опроса важно поставить цель — что мы хотим узнать и к каким изменениям готовы.

Шаг 2. Приоритезация и конструкция системы

На основании опроса разработайте гибкую систему работы сотрудников. Придется думать H2H и сразу рассчитать, как это повлияет на бизнес-процессы. По сути, у HR есть шанс показать себя архитектором процессов для сотрудников. Например, вы провели опрос и узнали, что только 50% сотрудников компании готовы возвращаться в офис на 5 дней в неделю, часть готова работать из офиса 3 дня в неделю, еще у части нет ответа, потому что они не понимают новую реальность, а еще часть переживает за питание или за транспорт. Ваша задача, согласовать бизнес-процесс, в котором будут учтены:

1) Гибкий график посещения;

2) Постоянные и не постоянные рабочие места;

3) Типы сотрудников, которые критично нужны в офисе;

4) Бонусы и нематериальная мотивация, которые нужно изменить под новые потребности (важно учитывать только большой процент и выстраивать приоритезацию в зависимости от скорости изменений);

5) Изменения адаптации и обучения сотрудников;

6) Как будет осуществляться контроль работы на постоянной основе;

7) Как вы будете понимать, что внедрили что-то правильно;

8) Как расставите приоритеты, что внедрять в первую очередь (подскажу, важно адаптировать приоритезацию к нормативным актам, а уже дальше все, что не описано в них).

Плюс другие выводы которые вы сможете сделать после опроса.

Шаг 3. Внедрение

Сразу сделать большой шаг очень трудно, поэтому придется разбивать процесс внедрения на маленькие этапы. Выбрать каналы коммуникации и убедиться, что вас поняли. Не поленитесь донести до сотрудников суть изменений не только через общее письмо, но и подготовьте FAQ по частым вопросам, обучите руководителей отвечать на вопросы корректно и давать четкие однозначные разъяснения и поддержку сотрудникам.

Шаг 4. Запуск

Смотрим, как работает система, и сразу собираем комментарии, о том как функционирует процесс, чтобы улучшить его еще раз. Это бесконечный процесс постоянных улучшений и оптимизаций.

Другие хорошие статьи